Guide des formats de fichiers
Un fichier PDF, un document Word, un classeur Excel, une image JPG ou PNG : chaque format a été pensé pour un usage précis. Ce guide explique à quoi sert chacun, quand le choisir, et vers quel format convertir votre fichier selon ce que vous voulez en faire.
Le PDF : pour lire, imprimer et envoyer
Le PDF (Portable Document Format) a été conçu pour qu’un document s’affiche de la même façon sur tous les appareils, quel que soit le logiciel utilisé : mêmes polices, mêmes sauts de page, même mise en page. C’est pourquoi on l’utilise pour les contrats, les factures, les CV et les formulaires administratifs.
Son défaut est l’inverse de sa qualité : un PDF est fait pour être lu, pas modifié. Pour retoucher son contenu, il faut le convertir, par exemple avec PDF en Word. Attention aux PDF scannés : ils ne contiennent qu’une image de chaque page, donc aucun texte à récupérer sans reconnaissance de caractères (OCR).
Le fichier Word (.docx) : pour écrire et modifier
Le format .docx, utilisé par Word depuis 2007, est lu aussi par LibreOffice et Google Docs. Il garde la structure d’un texte : paragraphes, titres, listes, tableaux. Il convient tant que le document est en cours de rédaction. Une fois terminé, on l’envoie plutôt en PDF avec Word en PDF, pour que personne ne le modifie par erreur. L’ancien format .doc doit être réenregistré en .docx pour être lu sur TransfoPDF.
Excel (.xlsx) et CSV : deux façons de stocker un tableau
Un classeur Excel (.xlsx) contient des cellules, des formules, de la mise en forme et plusieurs feuilles. C’est le format de travail pour calculer, trier et présenter des chiffres.
Un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) est beaucoup plus simple : c’est du texte brut, une ligne par ligne du tableau, sans formules ni couleurs. Presque tous les logiciels savent le lire, ce qui en fait le format d’échange par excellence entre un logiciel de comptabilité, une boutique en ligne et un tableur. En France, on utilise souvent le point-virgule comme séparateur, parce que la virgule sert déjà de décimale. Si les accents s’affichent mal à l’ouverture, c’est généralement un problème d’encodage : le fichier doit être enregistré en UTF-8.
Pour passer de l’un à l’autre : Excel en CSV et CSV en Excel.
JSON : pour les données des applications
Le JSON est un format texte qui décrit des données sous forme d’objets avec des champs nommés. Les sites web et les applications l’utilisent pour échanger des informations. Il peut contenir des données imbriquées (une liste dans un objet), ce qu’un tableau ne sait pas représenter simplement. Pour le lire dans un tableur, utilisez JSON en Excel ; pour l’obtenir depuis un tableau, Excel en JSON.
JPG, PNG et WebP : choisir un format d’image
- JPG : le format de la photo. Il compresse en perdant un peu de détail, ce qui donne des fichiers légers. Il ne gère pas la transparence.
- PNG : il conserve chaque pixel et gère la transparence. Il est idéal pour les captures d’écran, les logos, les schémas et le texte, mais donne des fichiers plus lourds pour une photo.
- WebP : un format créé pour alléger les pages web. Très répandu en ligne, il n’est pas lu par tous les logiciels ; on le convertit alors en JPG ou en PNG.
Conversions utiles : PNG en JPG, JPG en PNG, WebP en JPG, WebP en PNG. Pour transformer une image en document, voir JPG en PDF et PNG en PDF ; pour faire l’inverse, PDF en JPG et PDF en PNG.
Texte brut et Markdown
Un fichier texte (.txt) ne contient que des caractères, sans aucune mise en forme : il s’ouvre partout et pèse très peu. Le Markdown (.md) est un texte qui utilise quelques signes simples (# pour un titre, - pour une liste) pour décrire une mise en forme ; il est très utilisé pour les notes et la documentation. Voir Texte en PDF, Markdown en PDF, PDF en texte et Word en texte.
Quel format choisir selon votre besoin ?
- Envoyer un document que le destinataire ne doit pas modifier : PDF.
- Continuer à rédiger ou faire relire un document : Word (.docx).
- Calculer, trier ou présenter des chiffres : Excel (.xlsx).
- Échanger un tableau avec un autre logiciel : CSV, ou JSON pour une application.
- Envoyer une photo légère : JPG.
- Garder des contours nets ou une transparence : PNG.
- Recopier seulement les mots d’un document : texte brut.
Ce que la conversion ne peut pas faire
Changer de format revient parfois à traduire d’une langue à une autre : certaines nuances se perdent. Passer d’un PDF à Word ne restitue pas la mise en page d’origine, et passer d’Excel à CSV supprime les formules et les couleurs. TransfoPDF reprend le contenu principal (texte, tableaux) et l’indique sur chaque page de conversion. Relisez toujours le résultat et conservez votre fichier d’origine.